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28
2020
02月

着眼事先预防 从源头化纠纷 ——记我司风控体系的建设与完善

      自成立以来,中环控股集团一直高度重视风控体系的建设,坚持“预防为主,管控结合”的指导思想,形成了以法务部为核心的事前防范、事中控制、事后应对、复盘反馈的循环风控体系。通过法务部门联接公司其他部门共同参与矛盾处理,注重企业员工矛盾化解意识和矛盾处理方式的培养,力争多途径、多渠道预防发生矛盾和解决矛盾,使得矛盾在源头、中端、末端均能有效的控制和化解。

      其总结与沉淀下来的工作经验,值得我们细鉴。

建设合同标准,严审日常合同

      企业的经营离不开合同,规范完善的合同能够帮助企业规避一大部分风险并为企业后续可能发生的纠纷提供解决方案。我司高度重视企业合同的标准化建设,目前集团已就工程施工合同、采购合同、商品房买卖合同、劳动合同等各个专业形成适合自己企业文化的标准化文本。未来,将根据实际需求进一步的完善标准合同的类型,并根据实际需求和实践经验对现有标准文本不断完善。

      在开展合同标准化建设的同时,我司也十分重视日常合同的审查,仅2019年一年,通过法务部审核的合同就多达2369份(不含物业服务合同、商品房买卖合同、租赁合同等制式合同的审核),其中提出审核意见3908条。

规范印章管理,严审用章流程

      公司印章对于公司十分的重要和关键,印章的管理是企业风险管理的重要一环。2019年度,我司安排法务部全面介入公司印章的管理,进一步加强了对印章的管控,并制定了相关用章管理制度,执行印章采取专人保管,用印材料专人审查的规定,做到有制度可依,有制度必依。

      在实际操作过程中,我司法务部严格审查用章流程,坚决杜绝无流程用印或无视修改意见的行为。2019年度法务部共计审核用章申请2001份,配合用章达2600余次。通过切实努力,控制了公司印章管理的风险。

加强普法宣传,提供法律支持

      经过日常工作经验可知,普通员工是公司风险防范、矛盾化解的第一线,故加强普通员工的法律培训,更加有利于公司风控体系的建设,达到“0”矛盾的效果。公司法务部一直以来都将法律培训工作作为年度工作目标的重要一环,每年开展2-4次不等的不同法律专业的法律知识培训,加强普通员工的风险防范意识,提高普通员工化解矛盾的能力。

      同时,集团法务部为公司重大项目、决定及经营行为提供法律支持,确保公司项目依法推进。通过法务部提前介入来化解矛盾,避免矛盾进一步扩大。仅2019年法务部提供法律咨询及法律文件审核多达527件,提出法律意见2280条。

充分参与项目,督促风险防范

      房地产建设项目因其业务的特殊性,拿地、建设、销售、交付等各个环节均可能出现大量纠纷,故由法务部充分参与项目的实施对于纠纷的解决十分的重要。法务部也在项目各个环节充分提出法律意见,给予法律支持,如审核所有销售文件、组织交房培训,严禁销售顾问对项目进行虚假宣传,督促合同的履行。

      为督促合同双方按约履行,我司一方面安排审计部门进行项目的常规审计,另一方面安排法务部门为项目提供法律支持、参与商务谈判。双管齐下,提前发现问题,迅速响应问题,纠正问题,避免矛盾的扩大。

风险防控预警,快速有效响应

      岁末年初新型冠状病毒疫情爆发,我司法务部秉持着“提前预警、快速响应”的原则,在企业还未复工的情况下,于1月下旬已开始就疫情可能对公司正在经营项目产生的负面影响进行评估、梳理,及时针对临泉中环城项目、临泉游乐园项目、阜阳中环城项目、阜阳学校项目、衢州新田铺项目、衢州孵化园项目、中环杭萧工厂、商管公司、物流公司、农业公司发出了关于疫情对项目可能产生的负面影响的书面应对预案,并一直实时跟进项目的情况,为项目提供及时有效的解决方案。

      尤其是临泉中环城二期本拟于3月底前交付房屋,现由于疫情不得不延迟,我司采取提前向临泉中环城二期所有业主发函的方式将相关情况告知业主,争取业主的谅解,将可能发生的矛盾化于无形。

      同时,集团法务部为防控复工风险,提前梳理企业对于疫情的防控责任。在关键时刻,我司选择将员工的身体健康放在第一位,第一时间响应国家政策延迟复工,第一时间为员工准备了大量防疫物资,制定疫情防控指南,在疫情导致企业经营可能发生困难的情况下,仍秉持着将员工利益放在第一位,没有因疫情影响发生一起劳动纠纷。  

积极应对矛盾,针对协调沟通

      当不可避免的矛盾发生以后,积极应对、协调,通过沟通、和解、调解的方式是大部分矛盾的主要化解方法。在地产项目中,经常有客户逾期签约、逾期付款,针对这种所谓的问题客户,我司为此制定了标准化处理流程,针对不同情形都有专门的函件模板。一般由营销部门进行先期沟通,并通过多次发函的方式催促客户及时按约履行合同,给予客户一定的宽限期。如有特殊情况,必须提出诉讼,由法院解决,我司也会积极配合法院进行诉前调解、诉中调解。

      以我司开发的CBD项目为例,交房后,一业主提出面积差异超过了3%,要求我司按照合同约定返还其购房款,但因其个人对于法律及合同的理解错误,认为我司应当就面积误差比在3%以内部分的房价款也应双倍返还。通过法务部对其充分解释合同约定和法律规定,最终该业主意识到自己理解错误,双方最终按照合同约定对于面积差异问题做出了妥善的处理,成功化解了矛盾。

      经统计,我司2019年度共发生诉讼案件94件,结案81件,通过调解、撤诉结案的53件,充分实现了当事人各方的共赢。

及时全面复盘,协力护航企业

      当矛盾事件完结后,及时、全面的复盘是无比重要的一项工作,通过对项目、纠纷起因及处理过程的复盘,吸取教训,将相关经验反馈回事前、事中、事后三个风险防范阶段,进一步完善风控体系的建设。同时,通过复盘,使各部门认识到自己专业上的不足,沟通技巧的欠缺,通过加强自身专业的学习,提高自身的综合素质,将相关学习成果和经验运用到后续的工作中,进一步加强风险防控的力量。

      我司以法务部为核心,联动审计部、人事部、行政部、财务部、信息部、工程部、招采部、成本部等其他部门,发现公司现有制度的不足,通过完善制度的方式进一步完善风控体系建设。同时,利用法务部在处理纠纷过程中取得的经验,反馈给相关部门,确保各部门充分发挥专业所长,防范可能出现的风险。实现每一个部门、每一个员工都是企业安全经营的护航者。

防范未然,任重道远

      于其后悔于已然,不如防患于未然。从风控体系落地至今,我司通过一系列途径实现风险的事前防范,争取从源头减少矛盾的发生。即便矛盾发生,也能通过前期的充分准备为后期化解矛盾提供良好的解决方案。

      中环控股集团将继续加强企业自身风险防控体系的建设和完善,从根源上减少矛盾的发生,并通过一系列完善的处理方案,多途径多渠道排查化解矛盾,探索多元化的矛盾解决之道。

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